Автоматизация процесса проведения конференций через ChatApp

Успешный кейс наших партнеров WEBMENS, которые смогли коренным образом перестроить рабочие процессы компании с помощью инструментов CRM системы Битрикс24 и сервисов многоканального бизнес-чата ChatApp.  В результате реализации кейса компания-заказчик, основная деятельность которой связана с проведением конференций по вопросам коммерческой деятельности и управления, перешла на новый уровень управления и развития, значительно повысив эффективность своей работы и расширив клиентскую базу.

В этом кейсе рассматриваются следующие вопросы:

• Применение роботов ChatApp, которые автоматически формируют и расформировывают WhatsApp-группы для организации общения с участниками конференций, осуществления массовой рассылки уведомлений, в том числе с вложенными документами.
• Организация конференций через CRM систему Битрикс24 и интегрированного в нее с помощью сервисов ChatApp самого популярного в России мессенджера WhatsApp.

К нашим партнерам WEBMENS обратилась за помощью компания, основной деятельностью которой является проведение конференций по вопросам коммерческой деятельности и управления. В компании заказчика работает 4 сотрудника и свою деятельность она осуществляет в г. Москве.

Основные проблемы, которые озвучил Заказчик состояли в том, что в компании отсутствовала система учета участников и их позиций в конференциях. В результате этого данные о слушателях велись различными сотрудниками компании в разрозненных системах, поэтому не было единой базы слушателей с актуальной информации по процессу работы с ними. По итогам конференций слушателям выдаются сертификаты в бумажном и электронном виде. Этот процесс также не был систематизирован и велся каждым сотрудником по его усмотрению, вследствие чего возникали ситуации, когда документы не доходили до слушателя и вызывали негативный отклик на деятельность и соответственно имидж компании. Процесс коммуникации с клиентами осуществлялся сотрудниками компании вручную в мессенджере WhatsApp в личных чатах. А так как конференций и соответственно слушателей было много, информация частично терялась и не доходила до клиентов. Единая система работы с клиентами в компании отсутствовала, управленцам было сложно контролировать данные процессы и, соответственно, своевременно на них воздействовать. Ко времени обращения к нашим партнерам в компании-заказчике сложилась достаточно трудная ситуация, которую необходимо было решить.

Наши партнеры WEBMENS детально исследовали и проанализировали процессы деятельности компании, выделив главные направления, которые требовали скорейшей перестройки. Основная идеей, которую предложили наши партнеры WEBMENS компании-заказчику, заключалась в том, что все процессы деятельности необходимо формализовать и перенести в систему управления взаимоотношениями с клиентами и организовать общение с клиентами с помощью решения по интеграции одного из самых популярных мессенджеров в России WhatsApp.

В качестве системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) была выбрана одна из самым популярных в России систем – Битрикс24, золотым партнером которой являются наши партнерыWEBMENS.

Во время реализации проекта в систему Битрикс24 были перенесены все данные о клиентах, тем самым у компании появилась единая база данных о них со всей необходимой информацией, которая доступна всем сотрудникам компании в любое время.

В CRM системе была организована структура сотрудников, с определёнными правами и обязанностями, созданы и настроены воронки продаж с автоматизацией, шаблонами документов, обязательными полями, а также уведомлениями.

Для автоматической загрузки сведений по участникам конференции были разработаны шаблоны по импорту данных из файлов Excel, так как основную информацию по слушателям компании-клиенты присылают в таком виде.

В Битрикс24 были настроены схемы бизнес-процессов работы в группах, которые автоматизировали «лоскутную» работу сотрудником компании-заказчика в единой системе, тем самым формализуя и упрощая основные процессы деятельности, которые ранее было сложно контролировать и вызывали много затруднений: рассылка сертификатов, контроль и учет пользователей в качестве участников в любой конференции компании.

Наши партнеры обучили сотрудников компании-заказчика работе с Битрикс24, сделав упор на организацию эффективной работы в системе, а именно, умению создавать задачи, работать с Живой лентой, вести сделки по созданными воронкам, работать с чатами и телефонией.

Одной из главных задач, которую было необходимо решить компании-заказчику была организация эффективной коммуникации с клиентами – слушателями конференций – в мессенджере с возможностью делать массовые рассылки информации и своевременно доводить информацию до клиентов.

Данную задачу наши партнеры WEBMENS решили с помощью использования нашего сервиса ChatApp для реализации интеграции WhatsApp, который был выбран в качестве основного мессенджера компанией-заказчиком, в CRM систему Битрикс24.

Данное решение позволило компании-заказчику объединить в одном месте общение менеджеров компании с клиентами с единого номера компании. Все диалоги теперь ведутся из Битрикс24 посредством сервиса ChatApp в мессенджере WhatsApp. 

Сотрудники создают WhatsApp-группы участников из Битрикс24, используют шаблоны ответов и автоматически отправляют важные массовые уведомления участникам с вложенными документами по графику (за месяц/ неделю/день до мероприятия) с помощью настроенных роботов ChatApp. Это решение позволило коренным образом трансформировать процесс взаимодействия с клиентами, решило проблему частичной потери информации, которая ранее вызывала у клиентов большое недовольство и негативные эмоции. Тем самым имидж и статус компании-заказчика в глазах клиентов значительно вырос, повысив их лояльность к продуктам компании. Также общение в едином мессенджере позволило сократить время работы менеджеров компании с клиентами и в целом повысило эффективность их работы, сместив фокус внимания с отслеживания миллионов личных чатов на более важные задачи. 

В результате реализации данного кейса нашими партнерами WEBMENS компании-заказчику удалось выстроить процессы своей деятельности наиболее эффективным образом и значительно упростить работу своих сотрудников с клиентами, за счет чего эффективность их работы выросла многократно, а это в свою очередь позволило компании расширить свою клиентскую базу, повысить имидж и статус компании глазах клиентов и значительно увеличить совокупный доход.

Основные сведения о проекте

Проблемы Заказчика:

1. Отсутствие системы учёта участников и их позиций в конференциях. Слушатели ведутся в разных системах и разными сотрудниками. Много конференций, много компаний и их участников.
2. Затруднен процесс выдачи сертификатов об участии в зависимости от типа слушателя. Документы должны отправляться в бумажном и электронном виде участнику, но не все документы доходили до участников.
3. Информирование участников осуществляется вручную по WhatsApp. Были ситуации, когда важная информация несвоевременно доводилась до участников.

 Решения, предложенные компанией Webmens:

1. Перенос всех данных о клиентах в Битрикс24, организация структуры сотрудников, с определёнными правами и обязанностями, создание воронок продаж, с автоматизацией, шаблонами документов, обязательными полями, а также уведомлениями.
2. Создание приложения, которое позволяет загружать сведения по участникам конференции. Данные по слушателям присылают компании в Excel-файле.
3. Создание схемы бизнес-процессов работы в группах, рассылки сертификатов, контроля и учета пользователей в качестве участников в любой конференции компании.
4. Обучение сотрудников эффективному взаимодействию с Битрикс24, а именно, умению создавать задачи, работать с Живой лентой, вести сделки по созданными воронкам, работать с чатами и телефонией.
5. Интеграция CRM Битрикс24 с мессенджером WhatsApp  с помощью сервиса многоканального бизнес-чата ChatApp, организация и настройка массовой рассылки в группах WhatsApp с помощью роботов ChatApp.

 Результаты внедрения:

1. Все данные о клиентах перенесены в единую клиентскую базу Битрикс24. Это позволило обеспечить эффективную работу с повторными продажами и выстроить дальнейшую работу сотрудников.
2. Создано приложение для ведения участников, которое позволяет получать точную аналитику об участии слушателей в любой конференции.
3. Реализованная схема работы с сертификатами позволила сотрудникам компании-заказчика контролировать процесс отправки участникам конференции бумажных и электронных документов об участии точно и в срок.
4. Выросла эффективность работы с клиентами за счет того, что вся история общения теперь фиксируются в системе.
5. Благодаря сервисам многоканального бизнес-чата ChatApp сотрудники ведут общение с клиентами из Битрикс24 по WhatsApp.  Теперь сотрудники создают WhatsApp-группы участников из Битрикс24, используют шаблоны ответов и автоматически отправляют важные массовые уведомления участникам по графику (за месяц/ неделю/день до мероприятия) с помощью роботов ChatApp. Это позволило повысить эффективность работы с участниками и значительно сэкономить время сотрудников Заказчика на общение с клиентами в мессенджере.

Внедрили кейс:

Компания WEBMENS, Золотой партнер Битрикс24

Хотите так же? Оставить заявку в компанию WEBMENS