Автоматизация конференций WEBMENS: от хаоса к системе за 3 недели
WEBMENS — команда профессионалов по внедрению и разработке решений на базе «Битрикс24». Компания имеет статус золотого партнёра и более 400 успешных проектов. Специалисты WEBMENS занимаются бизнес-анализом, интеграциями, программированием и обучением персонала.
Масштаб бизнеса
4 года на рынке интеграторских услуг.400+ внедрений Битрикс24, работа — по всей России.
Задача
- Создать единую систему учёта участников конференций вместо разрозненных таблиц;
- Автоматизировать выдачу сертификатов в бумажном и электронном виде;
- Организовать массовые рассылки уведомлений через мессенджеры без потери информации;
- Обеспечить контроль работы сотрудников и прозрачность процессов.
Решение
Интеграция WhatsApp с «Битрикс24» через сервис ChatApp. Группы с участниками создаются автоматически, рассылаются уведомления с вложениями (документы, файлы), выдача сертификатов находится под полным контролем системы.
Результат
- Единая база данных всех участников конференций в Битрикс24;
- Автоматическая выдача сертификатов — никаких потерь документов;
- Массовые рассылки через WhatsApp с гарантией доставки;
- Расширение клиентской базы и увеличение совокупного дохода;
- Полный контроль процессов для руководства компании.
ИТ
Битрикс24, ChatApp (интеграция мессенджеров с CRM), роботы ChatApp для работы с группами, бизнес-процессы.
О кейсе
WEBMENS — организатор конференций по вопросам коммерческой деятельности и управления. В компании сложилась критическая ситуация: данные о слушателях велись в разных системах разными сотрудниками, сертификаты терялись, а важная информация не доходила до клиентов.
WEBMENS перенесла все процессы в Битрикс24 и интегрировала мессенджеры через ChatApp. Роботы ChatApp автоматически создают группы участников, рассылают уведомления с документами по графику. Каждый этап под полным контролем: от регистрации до выдачи сертификата.
В кейсе расскажем, как за 3 недели превратить хаотичную работу с конференциями в управляемый процесс с полной прозрачностью для руководства.
«Результат превыше всего» — главный принцип WEBMENS
Результаты внедрения
*Данные предоставлены компанией WEBMENS по итогам внедрения.
Как внедряли: от разрозненных таблиц к системе за 3 недели
Компания WEBMENS обратилась к нам в критической ситуации: никакой автоматической системы учёта, сертификаты терялись, клиенты недовольны. Было предложено не просто перенести все данные о клиентах в Битрикс24, а полностью перестроить процессы. Главная ценность — интеграция мессенджеров через ChatApp, которая автоматически управляет группами. Это сняло всю рутину с сотрудников, которые раньше теряли время на множество личных чатов.
- Неделя 1. Перенос данных о клиентах в Битрикс24, создание единой базы участников. Настройка структуры сотрудников с правами и обязанностями. Создание воронок продаж с автоматизацией и шаблонами документов.
- Неделя 2. Разработка приложения для импорта данных из Excel — основной формат, в котором присылают информацию о слушателях. Настройка схем бизнес-процессов для контроля выдачи сертификатов и учёта участников.
- Неделя 3. Интеграция WhatsApp через ChatApp. Настройка роботов для автоматического создания групп участников, автоматизация рассылки уведомлений с вложенными документами. Обучение сотрудников работе с системой.
Как работает система
- Единое диалоговое окно. Все менеджеры компании ведут диалоги посредством сервиса ChatApp в мессенджере WhatsApp — никаких личных чатов и потерянных сообщений.
- Импорт участников. Данные из Excel автоматически загружаются в Битрикс24 через разработанное приложение.
- Создание групп. Роботы ChatApp автоматически формируют группы участников конференции.
- Массовые рассылки. Уведомления с вложенными документами отправляются по графику: за месяц, неделю, день до мероприятия.
- Автоматизация контроля за выдачей сертификатов. Система следит, чтобы бумажные и электронные документы были выданы.
- Работа в Живой ленте. Сотрудники используют Живую ленту Битрикс24 для оперативного взаимодействия и контроля задач.
- История в CRM. Все диалоги и действия сохраняются в карточках клиентов.
История общения сохраняется, руководство видит полную картину работы с каждым клиентом.
Что пришлось решать
Отсутствие единой базы участников
Данные о слушателях велись в разных системах разными сотрудниками.
Решение: централизация всей информации в Битрикс24 с разграничением прав доступа.
Потеря сертификатов и недовольство клиентов
Документы не доходили до участников, имидж компании страдал.
Решение: автоматизация выдачи сертификатов с контролем каждого этапа.
Ручная работа в мессенджерах
Менеджеры отвечали в личных чатах, информация терялась.
Решение: интеграция WhatsApp через ChatApp, автоматическое создание групп и автоматизация рассылки роботами.
Интеграция мессенджеров с Битрикс24
Внедрение построено на тесной интеграции ChatApp и Битрикс24. ChatApp — это мощный инструмент для подключения мессенджеров к CRM. Роботы ChatApp отправляют важные массовые уведомления прямо из CRM. Все данные синхронизируются в реальном времени.
Как сейчас всё работает благодаря ChatApp
- Мгновенные уведомления. Участники получают напоминания за месяц, неделю и день до мероприятия — никто не забывает о конференции.
- Гарантированная доставка. Все документы доходят до адресатов в бумажном и электронном виде, имидж компании защищён.
- Экономия времени. Сотрудники не тратят часы на ручную рассылку и отслеживание чатов — фокус на важных задачах.
- Прозрачность процессов. Руководство видит полную картину: кто зарегистрировался, кто получил сертификат, история общения с каждым клиентом.
- Рост бизнеса. Эффективность работы выросла многократно, компания расширила клиентскую базу и увеличила доход.
Работали над проектом
-
Людмила Илюшина Руководитель направления продуктового маркетинга ChatApp -
Команда WEBMENS Золотой партнёр Битрикс24
