Автоматизация приёма заявок из закрытой системы: робот UiPath + Bitrix24 + уведомления в WhatsApp *
Компания, основной деятельностью которой является обслуживание оборудования в крупных торговых сетях. Сотрудник должен был постоянно находиться в кабинете заказчика и мониторить заявки вручную, так как система не поддерживает API.
Сфера бизнеса
Обслуживание оборудования в крупных торговых сетях,работа с закрытой системой заказчика без API,
необходимость оперативного реагирования на входящие заявки.
Задача
- Автоматизировать сбор заявок из закрытой системы заказчика, не имеющей API
- Исключить необходимость постоянного ручного мониторинга новых заявок сотрудником
- Обеспечить оперативное уведомление специалистов о распределённой заявке
- Создавать заявки в Bitrix24 автоматически со всеми необходимыми параметрами
Решение
Программный робот UiPath регулярно заходит в платформу заказчика и забирает свежие заявки на выполнение работ. Данные передаются в Bitrix24 для обработки. Роботы ChatApp автоматически отправляют в группу WhatsApp * информацию о поступлении новой заявки с ключевыми параметрами.
Результат
- Работа с заявками перенесена в Bitrix24, пропала необходимость постоянного мониторинга
- Значительная экономия времени сотрудников на рутинных операциях
- Выросла эффективность оказания услуг — весь процесс ведётся в Bitrix24
- Сотрудники оперативно получают уведомления о новых заявках в WhatsApp *
ИТ
UiPath (RPA), Bitrix24, WhatsApp * через ChatApp, программные роботы ChatApp.
О кейсе
К нашим партнёрам «Бот в помощь» обратилась компания, занимающаяся обслуживанием оборудования в крупных торговых сетях. В рамках автоматизации и переноса процесса работы в Bitrix24 клиент озвучил проблему: сотрудник компании должен постоянно находиться в кабинете заказчика и мониторить заявки.
Так как это не всегда получалось, допускались задержки в принятии заявки и передаче её в работу. Данная система не поддерживает API, и заявки из неё в Bitrix24 пришлось бы заводить вручную.
Чтобы решить задачу, был разработан функционал, который с периодичностью раз в 10 минут заходил на портал заказчика, находил там новые заявки, брал из них всю необходимую информацию и передавал в Bitrix24. После этого, чтобы уведомить сотрудников о появлении новой заявки, робот отправлял в группу в WhatsApp * информацию о появлении новой заявки.
В кейсе рассматривается пример реализации обработки заявок при помощи сервиса ChatApp.
Робот забирает заявки из закрытой системы каждые 10 минут и уведомляет команду в WhatsApp *
Проблемы компании
- Необходимость постоянного мониторинга новых заявок
- Ручное занесение заявок в реестр, уведомление специалистов о поступившей заявке
- Отсутствие API у сторонней системы, невозможность принимать заявки в автоматическом режиме
Решения, предложенные компанией ChatApp
- Создание программного робота UiPath для сбора заявок со стороннего ресурса, не имеющего возможности передавать их в автоматическом режиме
- Автоматическое создание заявок в Bitrix24 со всеми необходимыми параметрами
- Интеграция CRM Bitrix24 с мессенджером WhatsApp * с помощью сервиса ChatApp, организация и настройка уведомления о новой заявке в группе WhatsApp * с помощью роботов ChatApp
Результаты внедрения процесса
Как работает решение
Сбор заявок роботом UiPath
Программный робот UiPath с периодичностью раз в 10 минут заходит на портал заказчика, находит новые заявки, извлекает из них всю необходимую информацию и передаёт в Bitrix24. Это исключает необходимость постоянного присутствия сотрудника в кабинете заказчика и ручного мониторинга.
Обработка в Bitrix24
Заявки автоматически создаются в Bitrix24 со всеми необходимыми параметрами. Весь процесс отработки заявок ведётся в CRM-системе: распределение, выполнение, контроль сроков и качества.
Уведомления в WhatsApp *
Роботы ChatApp автоматически отправляют в группу WhatsApp * информацию о поступлении новой заявки с ключевыми параметрами. Сотрудники оперативно получают уведомления и реагируют без задержек.
Внедрите у себя: автоматизация приёма заявок из любых систем
Описанный сценарий подходит любому бизнесу, который работает с закрытыми системами заказчиков, не имеющими API. Программные роботы забирают данные из любых веб-интерфейсов, передают их в Bitrix24 или другую CRM, а WhatsApp * через ChatApp мгновенно уведомляет команду о новых задачах.
Экономия времени сотрудников, исключение человеческого фактора, оперативная реакция на заявки и полная прозрачность процесса в CRM. Всё необходимое — в платформе ChatApp: интеграция с CRM, программные роботы, уведомления в мессенджерах и пошаговая документация.
Работали над проектом
-
Людмила Илюшина Руководитель направления продуктового маркетинга ChatApp
*Принадлежит Meta, признанной в Российской Федерации экстремистской организацией.
