В Битрикс24 на каждую из карточек: «Лид», «Сделка», «Контакт» и «Компания» можно назначить отдельного Ответственного. Карточки могут быть не связаны между собой одним клиентом. Чаты с клиентами в ChatApp Dialog распределяются при каждом новом обращении.
Иногда в карточке «Сделка» назначен один Ответственный, а в «Контакт» другой. Из-за этого клиент при каждом обращении в ChatApp Dialog запускает общение с новым сотрудником. Чтобы автоматически назначать на диалог одинаковых сотрудников из Битрикс24 и ChatApp Dialog, настройте синхронизацию ответственных.
Перед синхронизацией проверьте необходимые настройки:
- создана компания в Личном кабинете ChatApp;
- к компании привязан портал CRM-системы;
- в разделе «Выбранная компания» добавлены сотрудники;
- сотрудники компании привязаны к ChatApp и CRM-системе;
- к линии ChatApp подключены нужные каналы (мессенджеры);
- виджет ChatApp добавлен в Битрикс24.
Всем сотрудникам не обязательно быть привязанным одновременно к ChatApp и Битрикс24. Но чтобы ответственный из ChatApp Dialog назначался в CRM-системе, он должен быть добавлен и туда тоже.
Как настроить синхронизацию
1. Зайдите на портал Битрикс24.
2. Перейдите в раздел «CRM» в меню слева и найдите «Контакт-центр» в области «Сделки» или во вкладке «Контакты».
3. Нажмите на плитку нужного мессенджера, название которого начинается с «ChatApp - …».
4. Во всплывающем окне нажмите «Изменить» возле иконки мессенджера.
5. Откройте вкладку «Синхронизация ответственного».
В этом окне вы можете настроить то, как будет происходить синхронизация.
«Из CRM в ChatApp Dialog» — в этом разделе вы назначаете из какой карточки CRM взять ответственного и поставить в ChatApp Dialog. Если вы поставите несколько галочек, то ответственный назначается из последней измененной карточки.
Изменениями в карточке считаются:
- редактирование полей ввода в карточке CRM;
- добавление комментариев.
Если вы ставите галочку в «Лид», «Контакт» и «Сделка» и вносите изменения в карточку «Контакт», то в ChatApp Dialog при обращении клиента назначится ответственный из карточки «Контакт».
«Из ChatApp Dialog в CRM» — в этом разделе вы устанавливаете, в какие карточки будет назначаться ответственный из ChatApp Dialog. Например, это актуально, если нужно в карточку «Лид» поставить ответственным того, кто общался с клиентом.
Если вы ставите галочку в «Лид», «Контакт» и «Сделка» после того, как в ChatApp Dialog будет назначен ответственный за диалог, система проверит, есть ли связанные с этим диалогом карточки, и назначит в них ответственных.
Схема работы синхронизации
Синхронизация ответственного из CRM в ChatApp Dialog
1. Создается или изменяется сущность CRM.
Сущность CRM – это карточка «Лид», «Сделка», «Контакт» и «Компания». Синхронизация происходит только после открытия диалога, а также при изменении сущности.
2. В сущности назначается ответственный.
3. Система находит чаты из поля «Мессенджер», связанные с сущностью.
4. Она проверяет в каждом найденном чате, поставлена ли галочка в «Синхронизация ответственных» напротив этой сущности.
5. Система назначает ответственного в ChatApp dialog.
Синхронизация ответственного из ChatApp Dialog в CRM
1. В ChatApp Dialog назначается ответственный.
2. В Битрикс24 отправляется системное сообщение, чтобы создать чат в открытой линии.
3. Система находит сущности, связанные с созданным чатом.
4. Система проверяет, стоит ли галочка в «Синхронизация ответственных» напротив этой сущности.
5. Система назначает ответственного.
Почему может не работать синхронизация:
- ошибки в настройке ролей и привязке сотрудников;
- привязка нескольких компаний из ChatApp к одному порталу CRM-системы;
- назначение на разные роли в CRM-системе одного сотрудника из ChatApp.