Предположим, бухгалтерское агентство каждый месяц отправляет клиентам акты. Нужно создать роботов, которые будут рассылать акты автоматически.
Чтобы решить задачу, нужно настроить:
- Робота, который будет создавать акты.
- Отправку созданных актов клиентам.
- Повторение отправки каждый месяц.
Создание акта
Для начала настройте стандартного робота Битрикс24, который будет создавать акты (CRM документы) по шаблону. Для этого:
- В сделке откройте редактор роботов и на стадии, например, Акт, нажмите на кнопку Добавить.
- В появившемся списке нажмите на пункт Оформление документов → Создать документ.
- Заполните параметры робота и сохраните его.
ВАЖНО! Обязательно установите флажок Ожидать конвертации PDF файла. Это нужно для корректной отправки документа клиенту в WhatsApp.
Робот «Отправить документ CRM»
Робот работает только в связке со стандартным роботом Битрикс24 «Создать документ».
Основные параметры робота приведены в статье Автоматизация с помощью роботов ChatApp в Битрикс24
Дополнительные поля робота:
- ID созданного документа;
- Формат файла (pdf или docx);
- Асинхронный результат - позволяет получить точные данные об отправке сообщения. Подробнее чиатайте в статье;
- Добавлять результат в комментарии карточки CRM - Отображать статус отправки сообщения.
Отправка акта клиенту в WhatsApp
- Нажмите на кнопку Добавить и в открывшемся списке выберите пункты Свои роботы → [ChatApp для WhatsApp] Отправить сообщение. Подробнее см. раздел «Настройка робота».
- Заполните параметры робота:
Важно:
- установите флажок после предыдущего робота — перед тем, как отправлять акт, нужно дождаться, когда первый робот создаст документ;
- заполните поле ИД созданного Документа CRM. Для этого нажмите на три точки рядом с полем, в строке поиска введите «ид» и выберите пункт ИД созданного Документа CRM;
- в выпадающем списке Формат созданного документа CRM выберите значение pdf.
Подробное описание всех параметров см. в разделе «Отправка сообщения».
Повторная отправка
Чтобы акты автоматически создавались и рассылались каждый месяц, используйте регулярные сделки. Порядок создания регулярной сделки см. в справке продукта.
В описанном примере поля сделки выглядят следующим образом:
